Zdalny audit ISO – na czym polega i czy warto się na niego zdecydować?
Wiele zmian w działaniu przedsiębiorstw, które były konieczne do wdrożenia w związku z pandemią Covid-19 zostały z nami na dobre, stając się nowym standardem. Jednym z przełomów w funkcjonowaniu firm jest wprowadzenie pracy zdalnej lub hybrydowej. Aktualnie w wielu przedsiębiorstwach praca na home-office jest częstą praktyką. To wpłynęło na inne procesy mające bezpośredni związek z pracownikami i procesami toczącymi się w organizacji.
Wraz w rozwojem technologii cyfrowych oraz upowszechnieniem się pracy zdalnej coraz liczniejsze procesy biznesowych przeniosły się do świata online. Trend ten nie ominął także obszaru certyfikacji i audytów ISO. Jednym z rozwiązań, które zyskały na znaczeniu w ostatnich latach, są zdalne audity ISO. W tym artykule wyjaśniamy, jak wygląda taki proces, jakie daje korzyści i w jakich sytuacjach warto się na niego zdecydować, a także jakie wyzwania i ograniczenia wiążą się z takim rozwiązaniem.
Czym jest zdalny audit ISO?
Zdalny audit ISO to proces oceny zgodności systemu zarządzania z wymaganiami odpowiednich norm (np. ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001), prowadzony przy wykorzystaniu narzędzi teleinformatycznych. Oznacza to, że auditor i audytowany nie muszą fizycznie przebywać w tym samym miejscu - np. w siedzibie firmy. Cała komunikacja, analiza dokumentacji i wywiady z pracownikami odbywają się online. Dzięki zastosowaniu narzędzi do komunikacji online, zapewniających wysoką jakość połączenia, możliwe jest zaobserwowanie przez auditora w czasie rzeczywistym przeprowadzanych w firmie procesów.
O możliwości przeprowadzenia audytu zdalnego możemy dowiedzieć się więcej z normy DIN EN ISO 19011. Audit przeprowadzany w organizacji może być w pełni zdalny, lub przeprowadzany w formie hybrydowej - czyli częściowo zdalnie, a część czynności przeprowadzona będzie na miejscu, w siedzibie organizacji. Należy jednak zauważyć, że audit zdalny nie jest odrębnym rodzajem auditu, a po prostu inną metodą audytowania, co doskonale ujmuje fragment normy ISO 19011 z rozdziału 5.5.3:
"Aby przeprowadzić audit skutecznie i efektywnie, osoba (osoby) kontrolująca program auditu powinna wybrać i określić metody auditu w zależności od zdefiniowanych celów auditu, zdefiniowanego zakresu auditu i zdefiniowanych kryteriów auditu"
Jak przebiega zdalny audit ISO?
Proces auditu zdalnego praktycznie nie różni się od klasycznej formy auditu, z tą różnicą, że interakcja odbywa się w trybie online. W pierwszej kolejności planowany jest harmonogram rozmów audytowych dla całego zespołu, a także dokonywany jest wybór narzędzi komunikacji, tak by procedury były przeprowadzone bez żadnych komplikacji. Następnie auditor otrzymuje dostęp do procedur, księgi jakości, rejestrów i raportów. Ważnym elementem auditu zdalnego są wywiady z pracownikami - rozmowy prowadzone są w formie wideokonferencji, co ułatwia komunikację. Ocena procesów także w niektórych przypadkach może być przeprowadzana online, w tym celu wykorzystywane są transmisje wideo "na żywo" z zakładu pracy. Po zakończeniu auditu sporządzany jest raport z ewentualnymi niezgodnościami i rekomendacjami - dokładnie tak jak w przypadku auditu przeprowadzanego w klasyczny sposób.
Jakie narzędzia są najczęściej wykorzystywane do przeprowadzenia audytu zdalnego?
Jakie warunku muszą być spełnione do przeprowadzenia zdalnego auditu?
Możliwość przeprowadzenia auditu uzależniona jest od kilku czynników - m.in. od złożoności procesów w firmie. Ważne jest także, aby auditor znał systemy zarządzania w danej organizacji i poznał już wcześniej procesy, będąc fizycznie na miejscu. Podstawowym wymogiem jest jakość technologii komunikacyjnej i łącza, które muszą spełniać najwyższe wymagania. Audit zdalny może być przeprowadzony w organizacji tylko wtedy, gdy poprzedni audit został zrealizowany bez żadnych zastrzeżeń czy niezgodności. Niezwykle istotne jest także bezpieczeństwo i poufność informacji, przekazywanych auditorowi elektronicznie.
Jeżeli masz pytania dotyczące auditu zdalnego, zapraszamy do kontaktu:
+48 721 647 843
zapytania@adees.net