Wyższy jest koszt ISO czy jego brak? Czyli jaką cenę ma zaniechanie jakości?

Skrupulatne analizy wydatków w firmach są czymś zupełnie naturalnym. Takie działanie pozwala optymalizować koszty i unikać złego gospodarowania budżetem. Jednak kadra zarządzająca często zwraca uwagę na konkretne koszty finansowe oraz administracyjne - również w obliczu decyzji o przeprowadzeniu certyfikacji. W tym wyjątkowym przypadku ważne jest spojrzenie na tę kwestię od drugiej strony - i przeprowadzić analizę kosztów zaniechania. Brak uporządkowanego systemu zarządzania jakością może przynosić duże straty dla organizacji i wpływać negatywnie na wynik finansowy. Jakie zatem „ukryte koszty” związane są z brakiem certyfikacji i czy są wyższe niż koszt wdrożenia ISO?


Utrata udziału w rynku przez brak wdrożenia ISO


Najdotkliwszym kosztem braku ISO jest marginalizacja przedsiębiorstwa w procesach zakupowych i odsunięcie od udziału w transakcjach. W sektorach takich jak automotive czy branża medyczna, posiadanie certyfikatu jest często warunkiem koniecznym, aby móc przystąpić do przetargu. Może się to przełożyć na utratę kontraktów i mniejszą szansę na atrakcyjną współpracę. Firmy bez certyfikacji bywają odrzucane przez duże korporacje lub wymagania przetargów publicznych. To także znacznie ograniczona ekspansja zagraniczna. Na rynkach globalnych ISO jest uznawanym symbolem jakości i dobrego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Brak wdrożonego certyfikatu ISO może przekładać się na zaufanie potencjalnych kontrahentów, co jest bardzo istotne na nowych rynkach, gdzie pozycja firmy nie jest jeszcze ustabilizowana.


Gdy operacyjny chaos przewyższa koszt ISO


Brak wdrożenia ISO często skutkuje funkcjonowaniem działania bez planowania, a często polegającym na „gaszeniu pożarów”. Brak ustalonych i określonych procesów, a także wskaźników KPI, przekłada się na mniejszą wydajność, a także większe koszty - z pozoru niewidoczne, ale skutecznie drenujące budżet. Co zawodzi najczęściej?


  • brak dobrej komunikacji - bez jasno przydzielonych zadań i odpowiedzialności, może dojść do dublowania zadań lub powstawania luk kompetencyjnych.
  • większa liczba reklamacji - certyfikat ISO wymusza analizę procesów i ich udoskonalanie. Bez takiego podejścia firma powiela te same błędy, płacąc za zwroty, poprawki i utratę reputacji.
  • złe gospodarowanie zasobami - działając według filozofii Lean, która jest jedną z części składowych norm ISO, każdy proces , który nie przynosi wartości to koszt. Brak wdrożonego systemu oznacza brak narzędzi do identyfikacji i eliminacji marnotrawstwa zasobów (zarówno ludzkich, jak i materialnych).

    • Zagrożenia prawne i niebezpieczeństwo utraty ciągłości działania firmy


    Dla funkcjonowania organizacji ważne są nie tylko normy dotyczące jakości, jak ISO 9001, ale także normy takie jak ISO 27001 (bezpieczeństwo informacji) czy ISO 45001 (BHP), które chronią firmę przed groźnymi sytuacjami, których koszt może doprowadzić do problemów finansowych:


  • incydenty cyberbezpieczeństwa - koszt wycieku danych lub ataku ransomware w firmie znacznie przewyższa nakłady na wdrożenie systemu. Bez certyfikatu, ryzyko takiego zagrożenia wzrasta. W konsekwencji firma musi liczyć się z karami finansowymi, a także paraliżem operacyjnym.
  • systemowe zarządzanie informacją - w organizacjach bez wdrożonego ISO, często za wiedzę dotyczącą danego procesu odpowiedzialna jest jedna osoba, a nie organizacja. W chwili odejścia pracownika, firma traci również wiedzę jaką posiadał, co może być niezwykle kosztowne.

    • Czy Twoją firmę stać na brak ISO?


    Analizując koszt wdrożenia ISO pod względem strategicznym i operacyjnym, to nie jest ono wydatkiem, lecz polisą ubezpieczeniową dla ciągłości biznesu i podstawą pod skalowanie i rozwój. Koszty bezpośrednie wdrożenia są jednorazowe i przewidywalne. Tymczasem koszty zaniechania są ciągłe, narastające i często niemożliwe do pełnego oszacowania, dopóki nie wystąpi sytuacja kryzysowa.