Jak zostać dobrym auditorem wewnętrznym ISO w swojej firmie?

Wewnętrzny audytor ISO odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu i doskonaleniu systemów zarządzania w organizacji. Jego zadaniem nie jest kontrolowanie pracowników, lecz ocenianie, czy procesy przebiegają zgodnie z wymaganiami normy oraz wspieranie ciągłego doskonalenia. Ale co tak naprawdę sprawia, że audytor jest "dobry"? Dziś odpowiemy na pytanie, jak rozwijać się w tej roli i jakie cechy pomagają pełnieniu roli auditora.


Obowiązek bycia auditorem wewnętrznym może być nałożony z góry, ale zdarza się również tak, że pracownik sam zgłasza chęć objęcia roli auditora wewnętrznego. Z pewnością jest to doskonała okazja do lepszego poznania struktury firmy, a także zdobycia nowych doświadczeń, jako auditora. Czy bycie dobrym auditorem wewnętrznym jest trudne? Kierując się w pełnieniu tych obowiązków naszymi sprawdzonymi wskazówkami, z pewnością będzie to ciekawe nowe doświadczenie, które pozwoli rozwinąć nowe umiejętności i poszerzyć wiedzę.


Kto może pełnić obowiązek auditora wewnętrznego ISO?


Auditorem wewnętrznym może zostać praktycznie każdy pracownik danej firmy, a także wyznaczony do tego zadania pełnomocnik. Do pełnienia roli auditora doskonale nadają się osoby pracujące wdanej firmie na stanowiskach kierowniczych, ponieważ mają one doskonały kontakt z kadrą zarządzającą, a także z obszarami zarządzanymi. Jeżeli auditorem wewnętrznym będzie pracownik firmy, należy wziąć pod uwagę, że w czasie wdrażania ISO w organizacji, osoba ta może być obciążona dodatkowymi obowiązkami wynikającymi z nowej roli. Dlatego warto pomyśleć o rozdzieleniu części obowiązków związanych ze stanowiskiem tego pracownika, pomiędzy pozostałe osoby z działu.


Znajomość normy ISO – podstawa bycia dobrym auditorem wewnętrznym


Osoba, która chce być skutecznym audytorem wewnętrznym, musi dobrze znać normę ISO, która jest wdrażana w danej organizacji – niezależnie czy to ISO 9001 (zarządzanie jakością), ISO 14001 (środowisko), ISO 45001 (BHP) czy ISO 27001 (bezpieczeństwo informacji). Sama znajomość ich treści jest niewystarczająca. Żeby w pełni świadomie nadzorować wdrażanie danej normy należy zrozumieć ich sens, cel i powiązania z poszczególnymi procesami w organizacji. Odpowiednie zrozumienie poszczególnych wytycznych zawartych we wdrażanej normie ISO umożliwia skuteczniejsze wykazanie ewentualnych nieścisłości, lub naprowadzenie osób zajmujących się przeprowadzaniem danego procesu na skuteczniejszą drogę do osiągnięcia celu.


Jednak sama znajomość wdrażanej normy to nie wszystko. Osoba pełniąca funkcję auditora wewnętrznego powinna także odpowiednio przygotować się do przeprowadzania auditu, aby proces ten przebiegł sprawnie i efektywnie. W ramach przygotowania się do auditu wewnętrznego, warto poświęcić uwagę następującym etapom:

  • Przed przystąpieniem do auditu należy przeczytać dokumentację, poznaj procesy, uporządkować swoją wiedzę na ten temat,
  • Należy zaplanować audit, przygotować pytania, aby nic nie umknęło uwadze,
  • Podczas auditu warto zadawać pytania otwarte, np.: „Jak wygląda realizacja tego procesu w praktyce?”
  • Jeśli stwierdzona zostanie niezgodność, należy podać konkretne odniesienie do normy.
  • Po przeprowadzonym audicie należy przygotować raport, podsumowujący zgodność z normą procesów w organizacji.

    • Umiejętności miękkie ułatwiające rolę auditora wewnętrznego


    Dobry audytor to nie tylko ktoś, kto zna normę i przepisy. Bycie auditorem to przede wszystkim praca z ludźmi, a przeprowadzając audit nie należy kontrolować i wytykać błędów, tylko doszukiwać się zgodności, punktów stycznych oraz rozwiązań.


    Właśnie dlatego w pracy auditora dużą rolę odgrywają umiejętności miękkie:

  • Obiektywizm i bezstronność – podczas auditu ma miejsce ocena zgodności z normami, a nie osób pracujących na danych stanowiskach.
  • Analityczne myślenie – umiejętność łączenia faktów i wyciągania wniosków jest bardzo ważna.
  • Umiejętności komunikacyjne – prowadzenie rozmów w sposób uprzejmy, ale stanowczy.
  • Dokładność i systematyczność – niezwykle przydatna cecha w organizacji dokumentów i sporządzaniu raportów.

    • Bycie auditorem wewnętrznym wymaga ciągłego doskonalenia i powiększania doświadczenia, żeby jeszcze lepiej wywiązywać się ze swoich zadań.